IMPACT STORY

AUTOMATISATION DE RAPPORTS D’ACTIVITÉS PÉRIODIQUES AU PORT AUTONOME D’ABIDJAN

SEJEN CI collabore avec l’Autorité Portuaire de la Côte d’Ivoire, pour améliorer la prise de décision en temps réel de sa Direction Commerciale Marketing et Communication.
Côte d’Ivoire

Contexte

Le Port Autonome d’Abidjan (PAA) est une importante institution publique de l’État ivoirien, qui exerce conjointement des missions de service public administratif et des missions de service public à caractère industriel et commercial. Il est chargé d’exploiter, de gérer et de promouvoir les installations portuaires d’Abidjan.

Le Port Autonome d’Abidjan est également le plus important port de l’Afrique de l’Ouest et le second plus important en Afrique après le Port de Durban (en Afrique du Sud). Le PAA contribue environ 90% des recettes douanières de la Côte d’Ivoire, abrite 65% des activités industrielles du pays, et demeure le principal pôle économique du pays représentant 60% du PIB Ivoirien. Le fonctionnement optimal du port est donc essentiel au développement économique et à l’économie de la Côte d’Ivoire. Il sert également de voie de passage aux pays limitrophes tels le Burkina Faso, le Mali, le Tchad, le Niger ou la Guinée n’ayant pas d’accès côtier. En effet, 70% de leur commerce extérieur y transite.

Contexte

Figure 1 – Port Autonome d’Abidjan

Probleme

Dans l’accomplissement de ses missions et objectifs, la Direction Commerciale Marketing et Communication (DCMC) du PAA produit des rapports d’activés périodiques. Elle utilise ces rapports pour la prise de décision et la planification, notamment sur les volets “Actions Commerciales”, “Marketing” et “Communication” vis-à-vis des clients. Jusqu’à récemment, la production de ces rapports était exécutée manuellement et affectait la capacité de l’institution à avoir accès à des données précises et a jour nécessaires pour une gestion optimale des activités du port.

Les difficultés causées par la production de ces rapports relevaient de la lenteur du processus et des erreurs liées au traitement manuel des données. En effet, les rapports d’activités du mois précédent étaient produits à la fin du mois suivant, afin d’éviter une répétition de ce long et couteux processus. Ce long délai dans la production de ces rapports causait des problèmes de visibilité pour le PAA qui n’avait que peu d’informations sur les activités du mois en cours et ne pouvait prendre des décisions en temps réel sur les actions à entreprendre. De plus, les rapports produits préalablement contenaient souvent des erreurs du fait du traitement manuel des données venant de sources diverses. Finalement, cette activité était gourmande en ressources humaines ; un minimum de cinq (5) agents y étaient impliqués chaque mois – il a été estimé qu’une moyenne de 300 heures chaque mois était nécessaire pour compléter cette tache – ce qui ne constituait pas une gestion optimale de ces ressources.

Solutions

La solution apportée par SEJEN CI a été la création d’une plateforme dédiée à la production de ces rapports pour l’automatisation de cette tâche. Cette solution a favorisé la rapidité des rapports qui étaient maintenant produits presque a temps réel, ceci a également facilité la production des rapports tout en éliminant les risques d’erreurs dues aux opérations manuelles et offert la flexibilité de création de rapports ad-hoc. L’automatisation a également permis de libérer les agents précédemment affectés afin qu’ils puissent se concentrer sur l’analyse et l’interprétation des rapport résultant de l’opération du port.

Methodologie

A travers une série de rencontres d’analyse, SEJEN a travaillé de concert avec le DCMC pour comprendre l’environnement et identifier les besoins spécifiques. En effet, malgré l’existence d’une base de données du Système d’Information Portuaire (SIP), les données contenues ne répondaient pas aux besoins du DCMC ; de plus, cette base étant continuellement sollicitée par les utilisateurs du Port, verrait sa performance fortement affectée par la production des rapports requis.

SEJEN a donc initié une phase pilote en développant des outils d’extraction (ETLs) journalière des données nécessaires afin d’alimenter une base de données statistiques pour la création de rapports de le DCMC. Les commentaires et retours (feedbacks) issus des résultats de cette phase pilote ont ensuite informé la finalisation de ce système et le développement de rapports additionnels et la formation d’utilisateurs et d’administrateurs pour l’exploitation de ce système.

De plus, pendant la phase de développement, la découverte d’incohérences au niveau de la base de données SIP (telles qu’erreurs de saisies, insuffisances au niveau de certains processus, etc.) a servi à informer le développement de rapports d’anomalies afin que les actions correctives nécessaires puissent être initiées par le PAA.

Resultats et Impacts

La démarche entreprise par SEJEN a permis de mettre en place 28 rapports d’activités, et parmi eux 7 rapports concernant les activités liées aux clients, à la marchandise, aux conteneurs, ainsi qu’aux navires et 21 rapports d’anomalies sur les activités du port.

De plus, les impacts immédiats identifiés par le client ont été les suivants : 1) L’activité de création des rapports est automatisée, limitant ainsi les erreurs humaines et réduisant le temps nécessaire à leur production; 2) Ce projet a permis de libérer les 5 agents généralement impliqués dans la production manuelle, permettant la réallocation de plus de 300 heures de productivité; 3) Les rapports sont accessibles sur une interface web; 4) Cette interface web dispose d’une fonctionnalité de planification d’exécution de rapport et de partage du résultat par email aux responsables concernés; 5) Le PAA peut maintenant suivre au quotidien les activités liées au port; 6) La mise à jour des rapports se fait automatiquement au fur et à mesure que les données sont saisies dans le système d’information portuaire par les agents ; 7) Le personnel du PAA peut maintenant se concentrer sur l’analyse et l’interprétation des données et accompagner et informer les actions commerciales.

Le succès de cette activité a inspiré une autre direction du PAA (la Direction Etudes Economiques, de la Stratégie et de la Planification ou DEESP) du département des Performances Portuaires à entamer, avec l’aide de SEJEN un projet similaire pour l’automatisation et le calcul en temp réel des indicateurs de performance du PAA.

Figure 2 - Capture d’Ecran du Programme Developpee

Figure 2 – Capture d’Ecran du Programme Developpee

Collaborateurs Cles

port

LE PORT AUTONOME D’ABIDJAN

Le PORT AUTONOME D’ABIDJAN est un établissement public de l’État ivoirien, qui exerce conjointement des missions de service public administratif et des missions de service public à caractère industriel et commercial. Il est géré comme un établissement public à caractère industriel et commercial et est chargé d’exploiter, de gérer et de promouvoir les installations portuaires d’Abidjan

SEJEN

SEJEN CI

SEJEN CI est une société de conseil en analyse, recherche et technologie basée à Abidjan en Côte d’Ivoire et qui propose une gamme de services de conseil et d’analyse de haute qualité aux entités des secteurs public et privé. L’objectif de SEJEN CI est de responsabiliser les dirigeants des entreprises de nombreux secteurs en matière de prise de décision et de politiques par le biais de recherches et de méthodologies fiables

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